8 Wesentliche Remote-Arbeitsinstrumente
Das Arbeiten aus der Ferne ist auf dem Vormarsch, bevor Covid-19 uns alle zu Hause festhielt und die Arbeit im Home-Office als letzte Möglichkeit offenlässt. Unternehmen, die bereits Erfahrung mit Telearbeit haben bzw. Mitarbeitern die Ihre Tätigkeit vom Home-Office verrichten, werden in dieser Situation einen Vorteil genießen, aber es ist für Ihre Unternehmen noch nicht zu spät! Der Wechsel von einem traditionellen Arbeitsplatz zu Home-Office und Telearbeit kann einige Zeit in Anspruch nehmen, um den gesamten Prozess zu definieren und einzurichten.
Im folgenden möchten wir Ihnen die 10 wichtigsten Tools für die Telearbeit aufzeigen, die Ihnen und Ihrem Team helfen, die Aufgaben zu bewältigen, und die es Ihnen ermöglichen, effizient zu kommunizieren und den Fortschritt zu verfolgen.
Herausforderungen von Remote-Teams
Remote-Teams und Unternehmen, stehen oft vor bestimmten Herausforderungen, die für so organisierte Arbeitsplätze typisch sind. Einige der häufigsten Herausforderungen sind die Folgenden:
- Verschiedene Zeitzonen;
- Tracking der Mitarbeiterproduktivität;
- Selbstorganisation und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und seine Aufgaben effizient zu managen;
- Sprachbarrieren;
- Finden effizienter Kommunikationskanäle;
- Zusammenarbeit an einem Projekt als Team;
Durch das analysieren und Testen verschiedener Tools in dieser heutigen Zeit, in der überwiegend nur noch Telearbeit erlaubt ist, ist es uns gelungen, eine Liste von 10 wichtigen Tools für die Telearbeit zusammenzustellen, die Ihnen hoffentlich bei der Verwaltung Ihres Teams helfen werden.
Für eine offene und rationelle Art der Kommunikation bietet Slack unglaubliche Echtzeit-Chat-Funktionen, wie die Möglichkeit, verschiedene Kanäle zu erstellen, Mitglieder zu erwähnen, sodass sie benachrichtigt werden, die Integration von Anwendungen Dritter, archivierte Nachrichten, Suchfunktion, Dateifreigabe und vieles mehr!
Eine weitere besondere Funktion von Slack ist, dass Sie im Grunde genommen selbst Nachrichten senden können, die Notizen, Fotos oder Screenshots von Dingen enthalten können, die Sie lernen oder später anschauen möchten.
Wenn es um Projektmanagement geht, ist Trello einer der ersten Unternehmen, der uns in den Sinn kommt. Es kann kostenfrei verwendet werden, und es ist eine großartige Möglichkeit, eine visuelle Darstellung zu haben, wer an was und wann arbeitet.
Einige der wichtigsten Funktionen, die Trello bietet, sind die Farbcodierung von Aufgaben, die Zuweisung von Aufgaben, Fälligkeitsdatum hinzufügen, die Zusammenarbeit mit einem ganzen Team auf einer Tafel, Drag and Drop, das Hochladen von Dokumenten usw.
Als eines der besten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien und Kollaborationswerkzeug ist Google Drive definitiv unsere erste Wahl, wenn es um die Arbeit mit Remote Teams geht. Auf Google Drive können Sie Word-Dokumente, Excel-Tabellen und sogar PowerPoint-Präsentationen erstellen oder hochladen. Darüber hinaus können Sie Fotos, PDF-Dateien und alle anderen Dokumente auf Ihren Cloud-Speicher im Google Drive hochladen, sodass Sie von jedem Gerät aus, darauf zugreifen können.
Weitere Gründe, warum Google Drive eines der wichtigsten Tools für die Fernarbeit ist: die Möglichkeit, im Team an einem Dokument zu arbeiten (Änderungen, die andere Mitglieder vornehmen, in Echtzeit zu sehen), die Möglichkeit, nur Betrachtungs-Links freizugeben, die Organisation Ihrer Arbeit in verschiedenen Ordnern und so vieles mehr.
Bonus-Tipp: Google Drive kann auch ein ausgezeichnetes Werkzeug für das Korrekturlesen und ähnliche Aufgaben sein, da Sie ein schriftliches Dokument im „Vorschlagsmodus“ bearbeiten können, der es dem ursprünglichen Autor des Artikels ermöglicht, die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu sehen und zu entscheiden, ob er sie akzeptiert oder ablehnt.
Das Tool Nummer 1 für Remote-Entwicklerteams, die ihren Code online hosten wollen. Profitieren können nicht nur Entwickler, die ständig Änderungen an einer Anwendung vornehmen und dann die neueste Version hochladen. Jedes Remote-Team kann von einem Tool profitieren, das eine Zugriffskontrolle sowie verschiedene Funktionen für die Zusammenarbeit bietet, wie z. B. die grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktion und Wikis.
Wenn Sie zum Beispiel ein Word-Dokument haben, bei dem mehrere Personen Änderungen vornehmen oder häufig Vorschläge machen müssen, dann kann GitHub auch ein erstaunliches Werkzeug für Sie sein.
Was die Instrumente der Fernarbeit betrifft, so können wir nicht unerwähnt lassen, dass auch die HR-Teams in dieser Zeit eine zusätzliche Hand benötigen werden. Der Übergang in ein vollständig Remote Team bedeutet, dass der HR-Prozess aus der Ferne erledigt wird. Dazu müssen Sie 2 Dinge tun:
#1: Einen HR-Leitfaden und ein Verfahren aufstellen, das zu befolgen ist.
#2: Wählen Sie ein HR-Tool wie unseren cvmanager
Unser cvmanager ist ein webbasiertes Tool, das auf Ihrer Karriereseite implementiert werden kann, um Sie bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitern auf eine 100 % EU-DSGVO-konforme Weise zu unterstützen.
Mit Hilfe von automatischen Einteilung in Kategorien (je nach Eignung), Ein-Klick-Schaltung von Stellenanzeigen in vielen verschiedenen Jobbörsen, Video-Interviews, vereinfachtem Absage-Management und vielem mehr helfen wir Ihnen, passende neue Mitarbeiter schnell und sicher einzustellen.
Als wir versuchten, ein Tool zu finden, das am besten für Videoanrufe und die gemeinsame Bildschirmnutzung geeignet ist, stießen wir auf Zoom – und wir werden nie wieder zu bisherigen Lösungen zurückkehren.
Wenn es notwendig ist, eine Konferenzschaltung zwischen mehreren Personen gleichzeitig zu organisieren oder die Bildschirmfreigabe zu nutzen, trat Skype immer mit vielen Fehlern und eingefrorenen Bildern auf, sodass wir nach einer Alternative suchen mussten.
Zoom bietet uns eine reibungslose und schmerzfreie Erfahrung, wenn es darum geht, aus der Ferne ein Gespräch zu Führen und Besprechungen abzuhalten, also gehört es für uns definitiv zu den wichtigsten Tools für die Telearbeit.
Ihr Remote Team von Mitarbeitern wird wahrscheinlich unzählige Konten oder Benutzer auf unzähligen verschiedenen Plattformen oder Diensten haben. Das bedeutet, dass sie unzählige verschiedene Passwörter auswendig lernen müssen, sowohl privat als auch beruflich.
Um die gemeinsame Nutzung von Passwörtern zu vereinfachen und diesen ganzen Prozess für alle Beteiligten sicherer zu machen, ist LastPass eine Browser-Erweiterung und ein Werkzeug, das es ermöglicht, alle Passwörter auf Unternehmensebene zu speichern und mit den entsprechenden Personen zu teilen. Dadurch wird der Zugriff durch Unbefugte verhindert und die Notwendigkeit, sich so viele Passwörter zu merken und das Risiko, eines zu verlieren, entfällt.
TeamViewer ist ein Tool, auf das unserer Meinung nach kein Team verzichten sollte. Es ermöglicht einer Person, die Ihre Login-Daten hat, den Fernzugriff auf Ihren Computer. Dies ist äußerst nützlich, wenn Sie jemandem aus der Ferne erklären müssen, wie er einige technische Aufgaben auf seinem Computer erledigt, ohne eine halbe Stunde damit zu verbringen, es durch Videoanrufe oder Bildschirmfreigabe zu erklären.
Ein weiterer Fall, in dem TeamViewer eine absolute Notwendigkeit ist, ist, wenn Sie Software verkaufen und einer Ihrer Kunden technische Schwierigkeiten damit hat. Anstatt sowohl Ihre Zeit als auch die Ihres Kunden zu verschwenden, indem Sie versuchen, ihm zu erklären, wie er den Fehler beheben kann, können Sie einfach Fernzugriff auf seinen PC oder Laptop erhalten und das Problem schnell beheben, ohne viel Zeit Ihrer Kunden in Anspruch nehmen zu müssen.
Schließlich hoffen wir, dass Ihr Unternehmen diese Übergangsphase reibungslos durchlaufen und die Arbeit aus der Ferne erfolgreich fortsetzen kann. Unsere Liste mit 8 wichtigen Tools für die Fernarbeit wurde erstellt, um Ihnen und Ihrem Team zu helfen, Ihre Projekte besser zu organisieren und zu verwalten, damit wir alle der Wirtschaft helfen und unsere Unternehmen in Zeiten wie diesen retten können.