Während dieser weltweiten Covid-19-Pandemie sahen sich viele Unternehmen in fast allen Ländern der Welt mit einem gemeinsamen Problem konfrontiert – der Umstellung auf Fernarbeit / im Homeoffice (Remote work).

Die Regierungen aller Länder erklärten, dass jedes Unternehmen, das auf vollständige Arbeit im Homeoffice umstellen kann, anstatt physisch in einem Büro anwesend zu sein, dringend dazu ermutigt wird, dies zu tun. Wie Sie sich vorstellen können, mussten die meisten Unternehmen in den Bereichen IT, Software, Technik, Marketing und digitale Produkte genau dies tun. 

Flexible Arbeit, arbeiten von zu Hause und Freiberuflichkeit sind keine neuen Konzepte. In der Vergangenheit war dies jedoch nur eine Option, keine Notwendigkeit. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum heute viele Unternehmen vor einer großen Herausforderung stehen, wenn sie versuchen, zu 100 % auf Telearbeit umzustellen. 

Wie kann man also zur Arbeit im Homeoffice übergehen, ohne die Produktivität der Mitarbeiter zu verlieren? Lassen Sie es uns herausfinden. 

1. Schulung und Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter

Als Arbeitgeber müssen Sie sich vergewissern, dass die Arbeitnehmer vor Beginn der Telearbeit ordnungsgemäß geschult sind und wissen, was das Unternehmen von ihnen erwartet. 

Lassen Sie sie wissen, wie ein typischer Tag aussehen würde, ihre Arbeitszeiten, ihre Leistungserwartung, wie sich ihre täglichen Aufgaben von nun an ändern werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jeder von zu Hause aus ohne Herausforderungen mit der Arbeit beginnt.

Jede Ihrer Abteilungen, wie auch all Ihre Angestellten sollten darin geschult werden ihren Aufgabenbereich auch im vollsten Umfang von zu Hause aus vollständig erledigen zu können. Ebenfalls muss das HR-Team darauf sensibilisiert werden, auch aus dem Homeoffice heraus eine geeignete Wahl an Bewerbern herauszufiltern zu können, da dieser Aspekt bei vielen Unternehmen ein schwieriger Punkt ist.

2. Vorsicht, aber keine Mikro Managementaufgaben

Einige Arbeitgeber haben immer noch das Gefühl, dass das Arbeiten von zu Hause aus keine wirkliche Arbeit ist oder dass die Arbeitnehmer von zu Hause aus nicht so effektiv und effizient arbeiten werden. Dies ist einfach nicht wahr. 

Natürlich müssen auch Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, dass so etwas nicht passiert und die Produktivität nicht sinkt. 

Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben und ihre bisherigen Erfahrungen bei der Arbeit aus dem Homeoffice besprechen. Fragen Sie sie, ob sie Probleme haben, und sehen Sie, was Sie tun können, um das zu beheben. 

Versuchen Sie dennoch, nicht jede einzelne Minute des Arbeitstages Ihres Mitarbeiters im Kleinen zu managen.

3. Legen Sie Meilensteine und/oder Erwartungen fest

Manchmal kann es schwierig sein, feste 9 bis 5 Arbeitsstunden einzurichten, wenn man von zu Hause aus arbeitet. In solchen Fällen sollten Sie eine andere Methode zur Messung der Produktivität einrichten. 

Zum Beispiel könnten Sie wöchentliche Meilensteine festlegen (viermal pro Monat), die der Mitarbeiter erfüllen muss. Oder Sie könnten ein größeres Projekt in kleinere Teile zerlegen, um es Ihrem Team zu erleichtern, sie zu erfüllen. 

Sagen Sie ihnen dann, sie sollen Sie jedes Mal auf dem Laufenden halten, wenn sie die nächste Arbeitsphase abgeschlossen haben. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter immer noch im Auge behalten, aber ohne sie zu überfordern. 

4. Festlegung eines Satzes von Werkzeugen und Plattformen, die verwendet werden

Da wir über das Arbeiten im Homeoffice sprechen, ist es unnötig zu sagen, dass die richtige Technologie eine große Rolle bei der effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit eines Teams aus dem Homeoffice spielt. Tatsächlich hängt der Erfolg eines Remote-Unternehmens oft in hohem Maße von den richtigen Remote-Arbeitswerkzeugen ab, die eingesetzt werden. 

Es ist entscheidend, dass jedes einzelne Teammitglied bei der täglichen Arbeit die gleichen Werkzeuge und Plattformen verwendet. Darüber hinaus sollte jeder einzelne Mitarbeiter lernen und wissen, wie man diese Werkzeuge und Plattformen benutzt. 

Wenn Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, Google Drive für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit zu verwenden, sollte es jeder nutzen. Oder, wenn Slack Ihr offizieller Kommunikationskanal im Unternehmen ist, müssen Ihre Mitarbeiter nicht auch Skype verwenden. 

Wenn Sie einen gemeinsamen Satz von Tools und Plattformen auf Unternehmensebene haben, vermeiden Sie Fehlkommunikation und Zeitverlust bei der Suche nach Dokumenten an verschiedenen Orten, anstatt an einem zentralen Ort. 

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5. Richten Sie eine klare Kommunikationshierarchie und -Kanäle ein

Wenn ein Mitarbeiter eine Frage zu etwas hat, das mit IT zu tun hat, weiß er dann, wen er fragen soll? Wissen sie, wer für Rechnungen zuständig ist? Wenn sie ein HR-bezogenes Anliegen haben, gibt es jemanden, mit dem sie reden können?

Jeder einzelne Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sollte sich der Kommunikationshierarchie und -Kanäle bewusst sein. 

Dadurch wird der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens gestrafft, so dass sich niemand außen vor gelassen fühlt. 

6. Organisieren Sie virtuelle Zusammenkünfte

Obwohl es viele Vorteile haben könnte, wenn Sie Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen, gibt es auch einige Tiefpunkte, wie den Verlust des persönlichen Kontakts und das Kennenlernen als Kollegen. 

Um diesen Effekt für Ihre Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten, versuchen Sie, virtuelle Get-Together oder informelle Treffen zu organisieren, bei denen die Mitarbeiter und Sie als Arbeitgeber miteinander reden und sich kennenlernen können. 

Dadurch wird die gesamte Atmosphäre transparenter und entspannter, und Ihre Mitarbeiter werden sich nicht schämen oder Angst haben, miteinander zu kommunizieren.

7. Die Produktivität transparent messen

Ihre Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, auf welche Weise ihre Produktivität gemessen wird. Kümmern Sie sich um Arbeitsstunden wie bei 9 bis 5 Arbeitsplätzen oder gibt es andere Möglichkeiten der Messung?

Was sind die KPIs, die Sie messen werden, wenn Sie entscheiden, ob ein Mitarbeiter produktiv ist oder nicht?